Enterprise 2.0 konferansen i San Francisco

I november ble Enterprise 2.0-konferansen for første gang også arrangert i San Francisco. Vi tok en pause fra norsk høstvær og tilbragte fire dager i workshops og foredrag med ledende praktikere, teoretikere og teknologer. Denne gangen var det også en lang rekke foredragsholdere fra virksomheter som nå innfører sosial programvare.
AndrewMcAfee_MIT SpeedDating_Microsoft Clara_Shih_CEO_Hearsay_Labs

Litt om sosial programvare og Virksomhet 2.0

Dataverktøy som støtter gruppeinteraksjon kalles sosial programvare og har eksistert i forskjellige former siden syttitallet. Sosial programvare gjør brukerne av et system synlige for hverandre og lar dem kommunisere, samle informasjon og samhandle. Dette i motsetning til f.eks. en tekstbehandler, der man jobber helt alene, eller fagsystem der brukerne ikke kan se hverandre eller samarbeide inne i systemet.

Etter dotcomkræsjet ble sosial programvare allment tilgjengelig. Alt man trengte var tilgang til internett og en nettleser. Tjenester som Flickr, Digg og Delicious gjorde deltakelse, deling og diskusjon enkelt, morsomt, nyttig og brukbart. Den første Web 2.0-konferansen i 2004 bidro til å gjøre fenomenet kjent for utenforstående og siden den gang har vi sett en eksplosiv vekst i antall tjenester, brukermasse og oppmerksomhet omkring fenomenet.

I mars 2006 skrev Andrew McAfee om bruken av blogger og wikier på intranett og pekte på to underliggende trender: Simple, Free Platforms for Self-Expression og Emergent Structures, Rather than Imposed Ones. Hans artikkel Enterprise 2.0 – The Dawn of Emergent Collaboration gjorde rede for bruken av enkle, nettverkede redskaper i organisasjoner. Det viste seg at verktøyene man brukte på fritiden fungerte godt for når man skulle samarbeide, koordinere, dele informasjon og finne svar på tvers av avdelingsgrenser og tidssoner. Hvordan burde virksomheter ta tak i dette?

Etter dette har det gått slag i slag, kun bremset av problemene i finansmarkedet. Siden 2006 har et titalls konferanser hatt Virksomhet 2.0 (som vi kaller det på norsk) som hovedtema eller spor. Gartner, Forrester, McKinsey og andre publiserer nå jevnlig analyser og rapporter om egnede strategier og verktøy. Et tyvetalls bøker er utgitt om emnet, flere av dem gode. Antall løsninger og antall tilbydere i Virksomhet 2.0-markedet har vokst kraftig. BEKKs faggruppe for Virksomhet 2.0 ble dannet i 2008.

Er vi ved vendepunktet?

Flere av foredragsholderne rapporterte om en økende interesse rundt sosial programvare. Initiativtakere som for noen år siden ble møtt med skepsis i sine bedrifter hevdet nå at kunder og kolleger var blitt mer åpne for og bevisste på denne nye måten å jobbe på. Ja, noen av dem var faktisk ganske så entusiastiske! Tammy Erickson, leder i nGenera Innovation Networks, poengterte i sin keynote at vi har kommet til ett vendepunkt.

Vil du vite mer om konferansen? I arkivet finnes opptak fra flere presentasjoner, og i tilegg gir programmet en god oversikt.

Hvorfor innføre Virksomhet 2.0?

Behovet for innovasjon er en viktig drivkraft bak dette. Ved å sette ansatte i kontakt med hverandre, og synliggjøre hver enkelts arbeidsoppgaver og interesser, kan ansatte bli bedre rustet til å trekke veksel på hverandres ekspertise. Enkle mekanismer, som gir ansatte mulighet til å kommentere, anmelde eller vurdere andres bidrag, stemme på ulike forslag og beskrive innhold ved hjelp av såkalte tags (emneord), har gitt oss effektive filtreringsmekanismer.

I utgangspunktet er ens handlinger synlige for alle de andre som bruker systemet. Jo mer et forslag kommenteres og diskuteres, desto mer synlig blir det. Dette gjør det mulig for gode ideer og innspill å “boble oppover” i organisasjonen og bli lagt merke til på en annen måte enn tidligere. Ved å sette i gang virksomhet 2.o initiativ håper store firmaer som Kaiser Permanente, IDEO og Booz Allen Hamilton på å:

redusere kostnader ved å bryte ned barrierer og siloer, slik at de ansatte får raskere tilgang til informasjon og hjelp
øke samarbeid på tvers av avdelinger og lokasjon
få innspill og bidrag fra flere ansatte
redusere dobbeltarbeid (ved at det blir enklere å finne ut hva som er blitt gjort før av andre)
få bedre oversikt over hva som rører seg ute i organisasjonen
skape tilhørighet, engasjement og lojalitet blant sine ansatte

For den enkelte ansatte kan det være et ønske om:

å dele og få tilgang til kunnskap
å få tilbakemelding på arbeidet sitt
bli mer synlig i eller utenfor egen avdeling
få vist frem hva en kan
bli bedre kjent med sine kollegaer
å føle tilhørighet til bedriften

Initiativ og ønske om å ta grep kan komme både fra ledelsen eller de ansatte selv. Selv om mange organisasjoner har tatt virksomhet 2.0 verktøy i bruk, er det mest utbredt i enkelte deler av organisasjonen. Dan York, Director of Conversations i Voxeo Corporation, fortalte at hos de var det ansatte, som twittret privat, som tok initiativ til å starte med mikroblogging i jobbsammenheng. Det var også flere eksempler under konferansen på at små grupperinger innad i bedrifter hadde tatt i diskusjonsfora og wikier på eget initiativ. Dette har de fått til ved å sette opp servere og installere selv, uten å gå gjennom IT-avdelingen. En ulempe ved å innføre enkeltstående sosiale applikasjoner rundt omkring i organisasjonen, er at disse over tid kan bli til siloer slik vi har sett for andre typer IT-løsninger. For brukerne kan det oppleves som lite konsekvent og helhetlig med mange ulike løsninger hvis disse ikke er integrert på en ordentlig måte med Single-Sign-On, et godt søk og helhetlig design. Det kan også være vanskelig for brukerne å vite hvor de skal dele informasjon eller hvor de skal stille spørsmål.

For å få til integrasjon og bruk av sosial programvare på tvers av enkeltgrupper og avdelinger, må ledelsen inn på banen og få dette opp på organisasjonsnivå. Booz Allen Hamiltons la frem hvordan de implementere sitt virksomhet 2.0 kunnskapsdelingsprogram “Hello” og IDEO presenterte sin løsning (“The Tube”).

Markedet er stort og til dels uoversiktlig

Mange store produktleverandører legger til sosiale elementer i løsningene sine, og stadig flere små aktører dukker opp på markedet. Dette har ført til ett stort og til dels uoversiktlig marked, som det er vanskelig å få fullstendig oversikt over.

Bedrifter som ønsker å innføre sosial programvare, oppdager at konkurrerende produkter varierer når det kommer til funksjonalitet, hvilke behov eller bruksområder de passer til, utvidbarhet eller skreddersøm, leverandørens modenhet, support og pris. Tony Byrne, fra CMS Watch, fokuserte på hvor viktig det er å finne riktig verktøy og leverandør. Ikke alle trenger en blogg, wiki eller et sosialt nettverk. Det er derfor kritisk at man forstår hvordan de forskjellige sosiale teknologiene kan passe inn i forretningsstrategien og hvilke områder man ønsker forbedring på, før man bestemmer seg for produkt og leverandør. The Enterprise Collaboration & Community Software Report er en av flere rapporter på markedet, som gir et godt utgangspunkt for å bli kjent med de ulike produktene og vurdere de mot hverandre. Vær oppmerksom på det er vanlig med hyppige releaser av produktene, så rapportene blir fort utdaterte. Undervurder heller ikke verdien av å teste ut og bli ordentlig godt kjent med løsningene.

Teknologi utgjør bare en liten del av virksomhet 2.0

Jeff Dachis fra Dachis Group og Carl Frappaolo fra Information Architected la vekt på at IT bare er en liten del av det store bildet. Teknologi fører ikke til at vi blir bedre til å samhandle. Hvis virksomheten har en lukket kultur, med sterk ansvarsfordeling og lite samarbeid, eller mangler incentiver for å samarbeide, - vil ikke verktøy endre på dette. Kulturelle endringer er den største utfordreren.

Viljen eller evnen til å dele, hjelpe hverandre og samarbeide er egenskaper som enkeltindivider eller organisasjoner har eller ikke har, lenge før Virksomhet 2.0 kom inn i bildet. Det er derfor viktig at vi gjør en grundig jobb med å forstå hva som hindrer samhandling i den spesifikke avdelingen, situasjonen eller oppgaven, hvis ikke risikerer vi at vi innfører løsninger som de ansatte ikke vil komme til å bruke.

Oppsummert

I løpet av disse fire dagene ble vi ikke bare kjent med ulike løsninger, men vi fikk møte E2.0-kjendiser som Andrew McAfee og Dion Hinchcliffe, og vi fikk innblikk i hvilke utfordringer, innføringsmetoder og gevinster bedrifter som Kaiser Permanente, Nike, CSC, Booz Allen Hamilton, Electronic Arts og IDEO har erfart.

Og i ekte Virksomhet 2.0 stil holdt vi resten av BEKK løpende orientert over hva som skjedde på konferansen gjennom vår egen wiki og ved hjelp av Twitter og Skype for å dele det vi lærte, men også inspirere våre kollegaer!